Cómo trabajamos: etapas, tiempos y límites de cada proyecto

Antes de arrancar conviene saber qué recibís, cuándo lo recibís y qué necesitamos de tu lado. Acá va el orden real de trabajo, sin promesas infladas.

El proceso empieza con una reunión de encuadre donde definimos alcance, responsables y qué queda fuera. Después vienen relevamiento, armado de propuesta técnica y ejecución por bloques cortos, con revisiones parciales para no llegar al final con sorpresas. Los plazos dependen de la disponibilidad de contenidos, accesos y aprobaciones de tu equipo: si algo se demora de ese lado, la fecha se corre en la misma proporción. No trabajamos con entregas cerradas sin instancias de ajuste, y tampoco aceptamos cambios de alcance sobre la marcha sin reestimar el plan.

Cómo trabajamos, etapa por etapa

Cada proyecto de digitalización o de infraestructura pasa por las mismas cinco instancias. No es un trámite: es la forma en que ordenamos el trabajo para que el cliente sepa qué esperar en cada momento y qué necesitamos de su lado.

Los plazos varían según el tamaño del municipio, la cantidad de sedes y el estado de la red existente. Lo que no cambia es el orden: primero relevamos, después proponemos.

Relevamiento en terreno

Visitamos las dependencias, revisamos qué sistemas se usan hoy y con qué conectividad cuentan. En localidades del interior esta etapa suele llevar más tiempo porque hay que coordinar con cooperativas y áreas provinciales. El resultado es un informe con lo que existe, lo que falta y lo que conviene reemplazar.

Definición del alcance

Con el informe en mano acordamos qué entra y qué queda afuera. Preferimos un alcance corto y verificable antes que una propuesta amplia que después no se sostiene. Aquí se definen responsables por área, criterios de aceptación y qué trámites o servicios se migran primero.

Implementación por tramos

No hacemos un corte total. Trabajamos por tramos: primero un servicio piloto, después el resto. Esto permite medir adopción real, corregir formularios o flujos antes de escalar y evitar que un error de configuración afecte a toda la ciudadanía. Cada tramo cierra con una revisión conjunta.

Capacitación del equipo local

El sistema queda en manos de gente del municipio u organismo. Dictamos talleres con casos reales de su día a día, no con manuales genéricos. También dejamos documentación escrita y un canal de consultas para los primeros meses, que es cuando aparecen las dudas que no estaban previstas.

Seguimiento y ajustes

Después del traspaso hacemos revisiones periódicas sobre métricas concretas: trámites cerrados, tiempos de respuesta, caídas del servicio. Si algo no funciona como se esperaba, se ajusta. La continuidad depende de que el equipo local pueda operar sin nosotros, y trabajamos para eso desde el primer día.

Cómo trabajamos cada proyecto, paso por paso

El proceso en Utux Digital no arranca con una propuesta cerrada. Primero entendemos qué necesita el municipio, la cooperativa o el emprendimiento, y recién después definimos alcance, responsables y tiempos. Estas son las condiciones que repetimos en cada trabajo.

Relevamiento antes de escribir código

Visitamos el área o hacemos videollamada con quien va a usar la herramienta todos los días. De ahí sale el listado real de trámites, reclamos o tareas que hay que digitalizar, no el que figura en el pliego.

Un responsable con nombre y teléfono

Cada etapa tiene una persona del lado del cliente y otra de nuestro equipo. Si algo se traba, se resuelve entre esos dos, sin cadenas de correos ni comités que dilatan la decisión.

Entregas parciales cada dos semanas

No esperamos al final para mostrar avances. Cada quince días hay algo funcionando que se puede probar, corregir y ajustar. Así los desvíos se detectan cuando todavía son baratos de resolver.

Documentación y traspaso incluidos

Al cerrar dejamos manual de uso, accesos y capacitación al equipo interno. La idea es que el sistema siga andando aunque cambie la gestión o rote el personal de sistemas.

Límites claros desde el inicio

Lo que no entra en el alcance también queda escrito. Cambios de fondo se cotizan aparte y se planifican en la siguiente etapa, sin frenar lo que ya está en marcha.

Soporte posterior con tiempos definidos

Después de la puesta en producción hay un período de acompañamiento con plazos de respuesta acordados. Pasado ese tramo, el vínculo continúa por soporte o por nuevos módulos.

Si querés ver cómo aplicamos esto en un caso concreto, podés leer nuestro enfoque de trabajo o revisar el artículo sobre apps cívicas en municipios argentinos.